Що робити, якщо трудову книжку втрачено під час війни

Трудова книжка явно не та річ, про яку людина думає в першу чергу, коли у поспіху тікає від війни. Але у подальшому відсутність цього документа може стати причиною відмови у працевлаштуванні. Що робити у таких випадках, розповіла для НВ Інна Кострицька, старший юрист, адвокат ЮФ Integrites. «Мінфін» вибрав головне.

У такій ситуації можливі кілька варіантів:

1. Якщо особа вже є найманим працівником, трудові відносини не були припинені, але трудова книжка залишилася на підприємстві, особа може влаштуватися на іншу роботу за сумісництвом. Подання трудової книжки у цьому випадку не вимагається. Відповідно до Інструкції про порядок ведення трудових книжок, затвердженої Наказом 58 від 29.07.1993 року, на осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем основної роботи. Запис про роботу за сумісництвом вноситься до трудової книжки за бажанням працівника за місцем основної роботи.

Можливо, після закінчення бойових дій, доступ до кадрової документації буде відновлено і можна буде отримати оригінал трудової книжки.

2. Якщо особа не працювала на момент залишення місця проживання або звільнилася згодом і в неї немає на руках трудової книжки, доцільно розглянути такі варіанти:

• З набранням чинності Законом України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 року № 1217-IX облік трудової діяльності працівника здійснюється в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування у порядку, визначеному Законом України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування». Ведення паперової трудової книжки здійснюється виключноза бажанням працівника.
  Тому, згідно зі ст. 24 Кодексу законів про працю України, при прийнятті на роботу особа може подати паперову трудову книжку (за наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.
  З 10 червня 2021 року в Україні відбувається поступовий перехід на електронні трудові книжки. Можливо, ваша трудова книжка вже була оцифрована та подана до Пенсійного фонду України (ПФУ). Але навіть якщо ні, в особистому кабінеті застрахованої особи на порталі електронних послуг ПФУ у розділі «Електронна трудова книжка» відображаються відомості про трудові відносини працівника за основним місцем роботи за даними персоніфікованого обліку ПФУ, починаючи з 1998 року.
  Особа може замовити витяг з реєстру застрахованих осіб особисто або через представника у територіальному відділенні ПФУ за новим місцезнаходженням або онлайн на порталі електронних послуг ПФУ за цією адресою, або ще простіше — на порталі Дія, заповнивши заяву на отримання послуги.
  Отримання витягу є безкоштовним. Додатково у такому самому порядку можна отримати довідки за формою ОК-5 та ОК-7 (індивідуальні відомості про застраховану особу).
• Також Інструкцією про порядок ведення трудових книжок передбачена можливість отримання дубліката трудової книжки. Відповідно до розділу 5 Інструкції його оформлення здійснюється, як правило, за останнім місцем роботи. Окрім того, в окремих випадках (зокрема, у випадку відсутності доступу до трудової книжки працівника внаслідок надзвичайної ситуації, передбаченої Кодексом цивільного захисту України, або проведення антитерористичної операції на території, де працював працівник) пункт 5.6 Інструкції передбачає можливість отримання дубліката трудової книжки за новим місцем роботи. Але у цьому разі новий роботодавець може вимагати додаткового підтвердження з боку органів військового командування.
  У разі відновлення доступу до трудової книжки записи з дубліката про періоди роботи переносяться до трудової книжки, а дублікат анулюється.
• Додатково особа може звернутися із запитом до органів Державної податкової служби, в яких є інформація щодо останнього повідомлення про прийняття на роботу відповідно до Постанови Кабміну 413 від 17.06.2015 року.

У будь-якому разі, звертаю вашу увагу, що відсутність трудової книжки не є підставою для відмови у прийнятті на роботу, адже на вимогу працівника, що приймається на роботу вперше, роботодавець зобов’язаний оформити йому трудову книжку (ст. 24 КЗпП). Отже, можна скористатися цією нормою, а пізніше, після відновлення доступу до оригінальної трудової книжки або отримання її дубліката — перенести до неї записи з нової трудової книжки.

Читайте також: Як відновити чи отримати нові документи під час війни